I enlighet med aktiebolagslagen och svensk kod för bolagsstyrning ansvarar styrelsen för att säkerställa att Axfood har en väl utformad intern kontroll och goda processer på plats för att fastställa att bolagets finansiella rapportering kontrolleras på ett betryggande sätt. Den interna kontrollen inom Axfood är baserad på COSO-ramverket för intern kontroll vilket har anpassats till verksamheten. Ramverket utgörs av komponenterna kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation, samt uppföljning.

Axfoods ekonomi- och finansdirektör är ytterst ansvarig för att arbetet med och uppföljning av den interna kontrollen sker i enlighet med den form som styrelsen beslutar. En styrgrupp ansvarar för arbetet, styrgruppen avrapporterar resultat och sina slutsatser till revisionsutskottet och styrelsen.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för intern kontroll avseende finansiell rapportering. Det är viktigt att beslutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kommunicerade i organisationen. Dessutom bör styrande dokument i form av interna policys, riktlinjer, manualer och handböcker finnas tillgängliga för samtliga medarbetare. Axfoods styrelse har etablerat tydliga arbetsprocesser och arbetsordningar för sitt arbete och styrelsens utskott. För den finansiella rapporteringen har styrelsen inrättat ett revisionsutskott.

För att skapa en grund för god intern kontroll samt upprätthålla en hög standard i koncernen har styrelsen antagit ett antal grundläggande styrande dokument, däribland arbetsordning för styrelse och vd, en finans- och kreditpolicy samt en kommunikationspolicy. Styrelsen har vidare säkerställt att organisationsstrukturen ger tydliga roller, ansvar och processer som gynnar en effektiv hantering av verksamhetens risker men även intern kontroll, och därigenom möjliggörs måluppfyllelse.

Styrgruppen tillsammans med funktionen för intern kontroll arbetar kontinuerligt med att utveckla, anpassa och förbättra Axfoods kontrollmiljö. Detta med grund i att upprätthålla en kontrollmiljö som är funktionell och effektiv samtidigt som den säkerställer god kvalitet och tillförlitlighet i den finansiella rapporteringen.

Riskbedömning

Axfood utvärderar kontinuerligt risker för fel i den finansiella rapporteringen för att säkerställa att dessa hanteras. Två gånger om året genomförs riskanalyser och utifrån dessa utvärderar och beslutar styrelsens revisionsutskott om vilka risker som är väsentliga att beakta för att säkerställa en god intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen.

Kontrollaktiviteter

Axfoods kontrollaktiviteter tar sitt ursprung i de mest väsentliga riskerna med påverkan på den finansiella rapporteringen. Kontrollaktiviteter är definierade i koncernens risk- och kontrollmatriser. Matriserna är uppdelade per bolag och av styrgruppen definierade affärskritiska processer relaterade till den finansiella rapporteringen. Utöver det finns ytterligare en riskoch kontrollmatris, vilken säkerställer att risker i koncernövergripande processer hanteras effektivt.

Kontrollaktiviteterna är uppbyggda efter en struktur som syftar till att upptäcka och i tid förebygga risker för fel i rapportering. Samtidigt säkerställer man effektivitet och god kontroll i koncernens samtliga processer relaterade till den finansiella rapporteringen. Exempel på kontrollaktiviteter är bland annat kontoavstämningar, analys av resultatposter, kontrollinventeringar och behörighetsgenomgångar.

Information och kommunikation

Axfoods samtliga styrdokument kommuniceras via koncernens intranät och uppdateras årligen utifrån förändringar i både interna och externa krav. Riktlinjer för intern styrning och kontroll belyses i enlighet med koncernens struktur och rutin för styrdokument.

Styrgruppen för intern kontroll rapporterar resultatet av årets arbete med intern kontroll till revisionsutskottet, där primärt fokus ligger på iakttagelser, rekommendationer och åtgärder.

Uppföljning

Styrelsen genom revisionsutskottet ansvarar för arbetet med att kvalitetssäkra koncernens uppföljning av intern kontroll avseende finansiell rapportering. Internkontrollarbetet, tillsammans med revisorernas granskningsinsatser, utgör ett stöd till styrelse och koncernledning för att bedöma och identifiera väsentliga riskområden i den finansiella rapporteringen för att därefter kunna se över insatser och uppföljningar inom utvalda områden. Vidare har koncernen en central riskhanteringsfunktion.

Styrgruppen för intern kontroll ansvarar för att genom självutvärderingar följa upp på resultatet tillsammans med effektiviteten i den interna kontrollen. Eventuella avvikelser rapporteras till kontroll- samt processägare för att möjliggöra att noterade avvikelser åtgärdas. Resultatet av självutvärderingarna tillsammans med utfallet av den externa revisionen rapporteras till revisionsutskott och styrelse.

Fokusområden under 2022

Under 2022 har Axfood aktivt arbetat med att förbättra och stärka koncernens interna kontroll genom att utveckla och förtydliga koncernens kontrollramverk. Berörda medarbetare har vidare utbildats i området för att ge en ökad förståelse. Utöver det har även ett tätare samarbete med kontrollägarna lett till en god utveckling av processen för utvärdering och återrapportering och på så vis har effektivitet i hela processen kunnat säkerställas.