Gå direkt till innehåll

Intern kontroll

Intern kontroll

Styrelsen har det övergripande ansvaret för att säkerställa att koncernen har ett effektivt system för riskhantering och intern kontroll.

I enlighet med aktiebolagslagen och svensk kod för bolagsstyrning ansvarar
styrelsen för att säkerställa att bolaget har väl utformad intern kontroll och
goda processer på plats för att fastställa att bolagets finansiella rapportering kontrolleras på ett betryggande sätt. Den interna kontrollen inom Axfood är baserad på COSO-ramverket för intern kontroll vilket har anpassats till verksamheten. Ramverket utgörs av fem komponenter:

  • kontrollmiljö
  • riskbedömning
  • kontrollaktiviteter
  • information och kommunikation
  • uppföljning.

Axfoods ekonomi- och finansdirektör är ytterst ansvarig för att arbetet med
och uppföljning av den interna kontrollen sker i enlighet med den form som
styrelsen beslutar. En styrgrupp under ledning av ekonomi- och finansdirektören ansvarar för arbetet. Styrgruppen avrapporterar kontinuerligt sina slutsatser till styrelsen.

Kontrollmiljö

Kontrollmiljön utgör basen för intern kontroll avseende finansiell rapportering. Det är viktigt att beslutsvägar, befogenheter och ansvar är tydligt definierade och kommunicerade i organisationen. Dessutom bör styrande dokument i form av interna policys, riktlinjer, manualer och handböcker finnas tillgängliga för samtliga medarbetare. Axfoods styrelse har etablerat tydliga arbetsprocesser och arbetsordningar för sitt arbete och styrelsens utskott. För den finansiella rapporteringen har styrelsen inrättat ett revisionsutskott.

För att skapa en grund för god intern kontroll samt upprätthålla en hög standard i koncernen har styrelsen antagit ett antal grundläggande styrande
dokument, däribland arbetsordning för styrelse och vd, en finans- och  kreditpolicy samt en kommunikationspolicy. Styrelsen har vidare säkerställt att organisationsstrukturen ger tydliga roller, ansvar och processer som gynnar en effektiv hantering av verksamhetens risker men även intern kontroll, och därigenom möjliggörs måluppfyllelse.

Styrgruppen tillsammans med funktionen för intern kontroll arbetar kontinuerligt med att utveckla, anpassa och förbättra Axfoods kontrollmiljö.
Detta med grund i att upprätthålla en kontrollmiljö som är funktionell och
effektiv samtidigt som den säkerställer god kvalitet och tillförlitlighet i den
finansiella rapporteringen.

Riskbedömning

Axfood utvärderar kontinuerligt risker för fel i den finansiella rapporteringen
för att säkerställa att dessa hanteras. Två gånger om året genomförs riskanalyser och utifrån dessa utvärderar och beslutar styrelsens revisionsutskott om vilka risker som är väsentliga att beakta för att säkerställa en god intern kontroll avseende den finansiella rapporteringen.

Kontrollaktiviteter

Axfoods kontrollaktiviteter tar sitt ursprung i de mest väsentliga riskerna
med påverkan på den finansiella rapporteringen. Kontrollaktiviteterna är
definierade i koncernövergripande risk- och kontrollmatriser. Matriserna är
uppdelad per bolag och av styrgruppen definierade affärskritiska processer
relaterade till den finansiella rapporteringen. Utöver det finns ytterligare en
koncernövergripande matris vilken säkerställer policyefterlevnad.

Kontrollaktiviteterna är uppbyggda efter en struktur som syftar till att
upptäcka och i tid förebygga risker för fel i rapportering. Samtidigt säkerställer man effektivitet och god kontroll i koncernens samtliga processer
relaterade till den finansiella rapporteringen. Exempel på kontrollaktiviteter
är bland annat kontoavstämningar, analys av resultatposter, kontrollinventeringar och behörighetsgenomgångar.

Information och kommunikation

Samtliga av Axfoods styrande dokument kommuniceras via koncernens
intranät i ekonomihandboken, Axekon. Ekonomihandboken uppdateras
löpande utifrån förändringar i både interna och externa krav. Utöver detta
ser revisionsutskottet över styrande dokument så som investeringspolicy
och finans- och kreditpolicy minst en gång per år.

Information och kommunikation belyses i enlighet med koncernens struktur och rutin för kommunikation i Axfoods kommunikationspolicy. Policyn
innehåller riktlinjer för informationsdelgivning avseende intern och extern
rapportering av finansiell information. Policyn kommuniceras genom
ekonomihandboken.

Uppföljning

Styrelsen genom revisionsutskottet ansvarar för arbetet med att kvalitetssäkra koncernens uppföljning av intern kontroll avseende finansiell rapportering. Internkontrollarbetet, tillsammans med revisorernas granskningsinsatser, utgör ett stöd till styrelse och koncernledning för att bedöma och identifiera väsentliga riskområden i den finansiella rapporteringen för att därefter kunna se över insatser och uppföljningar inom utvalda områden. Vidare har koncernen en central riskhanteringsfunktion som verkar genom bolagen. Axfood har ingen särskild granskningsfunktion då ovanstående funktioner fyller denna uppgift.

Styrgruppen för intern kontroll ansvarar för att genom självutvärderingar följa upp på resultatet tillsammans med effektiviteten i den interna kontrollen. Eventuella avvikelser rapporteras till kontrollägare samt ekonomichefer för att möjliggöra att noterade avvikelser åtgärdas. Resultatet av självutvärderingarna tillsammans med utfallet av den externa revisionen rapporteras till revisionsutskott och styrelse.

Fokusområden under 2021

Under 2021 har Axfood rekryterat en intern kontrollspecialist för att ytterligare fokusera på anpassningen och utvecklingen av den interna kontrollen. Processen för uppföljning och återrapportering har utvecklats för att inkludera en djupare dialog med kontrollägare och bolag för att säkerställa effektivitet i alla processer.